Organización de los recursos humanos en la empresa

Organización de los recursos humanos en la empresa

julio 7, 2014 Desactivado Por inqualitas
Pablo Claver

Pablo Claver

Es licenciado en Gestión Comercial y Marketing por ESIC, PDG por el IESE y Premio Aster 2005 al mejor emprendedor del año. Ha fundado y dirige el Grupo Demos en Colombia y Perú y, desde hace veinte años, imparte clases y conferencias sobre emprendimiento y felicidad laboral.

Los recursos humanos de tu empresa

1. Si no hay equipo, no hay empresa

El título refleja perfectamente que lo más importante de una empresa son, sin lugar a dudas, las personas. Y esto es así desde las empresas más pequeñas hasta el mayor conglomerado empresarial.

Dos preguntas muy habituales son: ¿qué hace que las empresas funcionen bien o funcionen mal? ¿Dónde está la diferencia entre las organizaciones exitosas y las que se van a pique? La respuesta está en tener unos recursos humanos motivados porque sin ellos, no saldrían adelante los trabajos, sencillamente no habría empresa.

Cuando le preguntas a alguien el lunes: «¿te apetece ir a trabajar?», lo normal es que te diga que no. Le da pereza, va porque tiene que ir a buscar el sustento, no hay más remedio y es lo que toca. Para que nuestra empresa salga adelante es imprescindible que cuando a nuestra gente, a nuestros recursos humanos, les pregunten, «¿te apetece ir a trabajar?», todos al unísono contesten «¡sí!». Si logramos esto que parece tan sencillo, tendremos muchas posibilidades de que nuestro negocio sea un gran éxito.

Pero, ¿cuál es la receta para que la gente vaya contenta a trabajar? Tenemos que empezar por cuidarlos, tratarlos bien, no imponiendo la autoridad dando órdenes sino dando ejemplo, no gritarles nunca, llamarles por su nombre todos los días con una sonrisa y saludarles procurando tocarles para que sientan la cercanía (se entiende que darles la mano, tocarles un hombro…), felicitándoles cuando hacen las cosas muy bien y corrigiéndoles de manera cuidadosa cuando se producen errores; sorprenderles positivamente con pequeños detalles que les den aliento y, por supuesto, repartiendo bien las ganancias que se consigan entre todos. Si actuamos así con nuestros trabadores o colaboradores creo que parece obvio, todos irán a trabajar con ganas los lunes (y me atrevo a decir que incluso los lunes de puente).

Durante muchos años siguiendo al pie de la letra todas las indicaciones anteriores, en las empresas que he ido creando con mis socios, sólo se fue una persona. Sí, has leído bien, una y sólo una; y el motivo de su marcha no fue una oferta económica de la competencia mejor sino que se fue tras el amor: un chico de Pamplona con quien en la actualidad está casada… Porque hay veces que el amor es ciego y mueve a las personas sin importarles qué dejan atrás (y ojalá que esto sea siempre así).

Actuar con nuestros empleados como he descrito anteriormente parece sencillo y realmente lo es, pero hay que hacerlo sintiéndolo, y pensando en ello es como creamos un hábito, una rutina: la forma en la que uno actúa sin que haya cabida a otras actitudes. No vale hacerlo sólo de vez en cuando, esto es algo así como ir al gimnasio: ir un solo día no vale de nada, debes crear el hábito de hacer deporte. De la misma manera funciona con el trato a nuestros empleados: hay que coger el hábito de tratarlos como se merecen, y éste una vez que queda incorporado a nuestra rutina diaria, ya no se irá nunca.

En definitiva, ¿estoy diciendo que una empresa en la que no existen las órdenes funciona? No, por supuesto que no. Si no hubiera jefes que coordinaran el trabajo y supervisaran resultados del equipo para que cada cual hiciera lo que quisiera, todo sería un descontrol.

Hay órdenes que deben ser dadas y que han de ser cumplidas, pero si las órdenes se dan en plan militar, con un «ordeno y mando», no conseguiremos nada. Hay una gran diferencia entre ordenar imperativamente y solicitar a las personas que hagan las cosas. Si yo digo en voz alta: «¡Recoge estos papeles y tíralos a la papelera inmediatamente!», el empleado aunque lo hará… lo hará enfadado. Pero si yo digo: «Javier, ¿no te importaría tirar estos papeles en la papelera?», pidiéndolo con una sonrisa amable, el empleado también lo hará pero esta vez contento. Este pequeño consejo llevado a todas y cada una de las acciones que hagamos en nuestra empresa con nuestros equipos hará que lo hagan encantados. El resultado es determinante para tu empresa: tendrás un equipo de trabajadores motivados.

2. ¿Funciona una empresa en la que no se comenten errores?

No solamente funciona sino que funciona muy bien, pero… ¿existe esa empresa en la que se comenten errores y funciona a la perfección? Pues me temo que no. Me explico: lo que suele pasar es que cuando se comenten errores muchas veces, se echan broncas; y si se echan, aparece un clima laboral malo que hace que la empresa ya no funcione bien del todo.

Por el motivo anterior, aunque una empresa que comete errores funciona, no funciona si constantemente hay discusiones y conflictos internos. Hagamos que la nuestra sea una empresa en la que no se echan broncas y en poco tiempo, veremos que no nos costará que nuestros trabajadores nos sean fieles. A este concepto, a crear fidelidad y saber retener a la gente buena, en el mundo empresarial se le llama retener el talento.

Cuando haya errores o nos equivoquemos debemos intervenir para intentar que no se vuelvan a producir. Todos nos equivocamos de vez en cuando y algunos, como yo, más de la cuenta. Como cometer errores es inevitable, dada nuestra condición de burros (humanos), lo que debemos hacer es corregirlos y actuar para que no se vuelvan a dar, ¡pero sin broncas!

Si algo creemos que se está haciendo mal, no hacer nada al respecto sabiendo lo que está ocurriendo, hará que el error se vuelva a repetir muchas más veces y puede convertirse en un cáncer dentro de nuestra organización; por ello hay que atajarlo rápidamente.

¿Cómo reaccionar cuando en mi empresa se cometen errores? Si lo hemos cometido nosotros, el emprendedor, el director del negocio, debemos reconocerlo rápidamente y ante las personas de nuestro equipo; si lo hacemos con sinceridad, el equipo de trabajo nos va a entender. Si los que se equivocan son nuestros empleados se lo tenemos que advertir pero de una manera constructiva: empezaremos reconociendo que nosotros también nos equivocamos y cometemos errores para, a continuación, llamar la atención al trabajador sobre el error que se ha producido. Finalmente le preguntaremos para involucrarlo en la solución: ¿qué se te ocurre hacer para que ese error no vuelva a ocurrir? De esta manera, conseguiremos su compromiso.

3. La felicidad laboral: leyenda o realidad

Para conseguir la denominada felicidad laboral no hacen falta grandes recursos ni invertir mucho dinero, tan sólo hay que cuidar muy bien a nuestros empleados ya que como hemos visto, con pequeñas cosas, con educación y profesionalidad, conseguiremos todo lo mejor de ellos.

Hay pequeñas ideas que hemos ido poniendo en práctica en las diferentes empresas creadas y no nos ha ido nada mal. Algunas de ellas son muy sencillas y sin embargo, muy efectivas:

  • El desayuno feliz: un día a la semana y cómo no, en nuestro caso los lunes, se invita a desayunar a los empleados. Si son muchos se puede dividir por departamentos, haciéndolos rotar. De esta manera tan sencilla, invirtiendo tan sólo media hora, hacemos que las personas se vayan conociendo mejor y estén más unidas y alineadas con la empresa que estamos haciendo. ¡Un buen café y unos churros hacen mucho!
  • El cumpleaños feliz: sí, a todos nos toca una vez al año. La idea es que si trabajas en mi empresa y tu cumpleaños cae de lunes a viernes, el día de tu onomástica tienes la tarde libre para estar con los tuyos. Una tarde más o menos al año no va a ningún lado, y la gente lo aprecia y valora muchísimo.
  • Cena de disfraces en Navidad y cena de verano: son dos momentos únicos y muy especiales para todos. No pasa nada si no podemos hacerlo en un restaurante de moda, lo importante es reunirse para celebrar las fiestas. Incluso se puede hacer en las instalaciones de la empresa preparando la comida entre todo el equipo. Por mi experiencia, puedo asegurar que disfrazarse (siempre indicando un tema) hace que todo sea mucho más divertido y la gente se una más formando verdaderos equipos para el futuro (es decir, el día de después de la cena).
  • La convención anual de empleados: todos los años en enero, nos reunimos para repasar el año anterior y trabajar en los resultados del año que empieza y, cómo no, al final se reparten los premios: Premio al Mejor Compañero, Premio al Compañero Más Colaborativo y uno muy divertido a «la Mejor Sonrisa», esa que nos anima todos los días del año. En estos premios no repartimos grandes viajes, noches de hotel y grandiosos regalos sino que sólo damos un pequeño detalle simbólico que puede ir desde una bolsa de chocolates hasta un diploma firmado por todos. La mayoría de las veces, estimula más un pequeño detalle dado de corazón que el regalo más grande del mundo entregado sin interés

Podría seguir así, contando muchas más cosas y actividades que hacemos y que seguiremos haciendo sin duda para motivar a nuestro equipo. Cosas para las que no hace falta mucha inversión y que se pueden realizar seamos muchas o pocas personas en el negocio, por ejemplo: comer con la gente que se incorpora a la empresa, organizar algunas actividades en el campo, al aire libre, realizar actividades familiares para que tus empleados se traigan a los que más quieren, a los más pequeños de la casa, etc., pero desde mi punto de vista, es mejor que yo te cuente algunas de las mías y tú vayas inventando y construyendo las propias, siempre pensando en que la empresa que estamos creando o intentando mejorar, irá mejor cuanto más cuidemos a nuestros equipos, sorprendiéndoles, sin meter el frío dinero ni el salario de por medio, utilizando herramientas como las que te he explicado, lo que se llama salario emocional; pronto comprobaremos que las personas de nuestro equipo vendrán cada lunes contentas a trabajar.

Una vez hemos aprendido que la mejor motivación está en el trato humano y en mostrar verdadero interés por nuestra gente, es hora de hablar del reparto de ganancias con nuestros empleados. El consabido tema del sueldo, el complicado asunto del salario, la temida decisión de pagar adecuadamente…

Empecemos con dejar claro que donde no hay, no se puede sacar. Tenemos que cuidar el salario de nuestra gente pero tampoco nos podemos volver locos ya que este asunto mal gestionado puede llevar al traste con todo el proyecto. Por supuesto, debemos intentar que nuestros empleados tengan un buen salario, acorde a lo que se pague en el mercado, para buscar su motivación e implicación. En este sentido, funciona bastante bien pagarles un variable dependiendo de los resultados de la empresa en cada una de sus etapas. Aquellos empleados que vayamos teniendo y que demuestren más valor, que se les vea buenas dotes para dirigir, etc., se les debe involucrar poniéndoles objetivos a largo plazo que nos aseguren su fidelidad y la retención de su talento en nuestro equipo.

Creo sinceramente que en todos los negocios por mucho que los hayamos creado nosotros y los lideremos, debemos estar dispuestos a compartir sus ganancias. Si hacemos un reparto justo, tendremos equipo para rato, un equipo unido que hará todo lo posible para que los negocios nos salgan bien. Pero tampoco nos equivoquemos, si ponemos muy buenos salarios y no hay buen ambiente en el trabajo, al final las cosas irán mal, muy mal. La mayoría de los expertos en temas salariales dicen que la motivación por tener un mejor salario dura unos tres meses y luego se olvida; así que teniendo en cuenta que la vida laboral de una persona es mucho más larga que un efímero trimestre, es de suma importancia el cuidado de su felicidad laboral.

4. ¿Quieres trabajar conmigo?

En las empresas que empiezan y sobre todo si es nuestra primera aventura empresarial, tenemos que cuidar mucho la selección de las personas que van a colaborar con nosotros, no importa que sólo tengamos que contratar a una persona o a miles. Para que nuestro proyecto tenga éxito será fundamental no equivocarnos en la contratación y que involucremos a nuestros trabajadores desde el principio para que hagan también suyo el proyecto.

Echando la vista atrás, si algo aprendí es que las cosas nos han ido bien porque hemos tenido un buen equipo humano que se ha involucrado mucho en los diferentes proyectos que abordamos dando lo mejor de sí mismos, pero para ello tuvimos que conocerlos primero, entrevistarlos después y finalmente, seleccionarlos para trabajar con nosotros.

A veces, lo primero que toca seleccionar es a los socios, las personas que nos van a acompañar durante el desarrollo del negocio, bien aportando capital o bien aportando su trabajo. Mentiría si digo que elegir a un socio es fácil y volvería a mentir si dijera que hay que seguir unas pautas que siempre funcionan. Lo que a mí personalmente me ha funcionado puede ser que no sirva para otros, pero lo que es seguro es que mi experiencia, al menos, te hará reflexionar sobre esta cuestión vital para tu empresa.

Lo primero es decidir si verdaderamente necesitas un socio. Si te ves capaz de empezar tú solo tal vez no te haga falta un compañero de andanzas de momento, lo que no quiere decir que más adelante puede que sí lo necesites; pero si desde el principio tienes a la persona que consideras idónea para que sea tu socio, háblalo con él o ella abiertamente y estudia si se puede llegar a un acuerdo como accionistas. Mi pequeño consejo es que en la medida de lo posible, no tengas socios al principio pero dejes la puerta abierta a ello en el transcurso de los dos primeros años de la empresa. Esto siempre y cuando no necesites grandes sumas de dinero para arrancar el negocio o tengas a alguien que conozcas muy bien y sea complementario a ti. Si empiezas sin socio y después te hace falta puede que pasado un tiempo prudencial, detectes un empleado o una persona de tu entorno a la que puedas ofrecerle una participación en tu negocio ya en funcionamiento.

¿Cuántas veces un problema que nos ronda constantemente la cabeza se lo contamos a alguien de confianza y casi inmediatamente, como si de una medicina se tratara, desaparece? Si el socio es la persona adecuada te aportará tranquilidad y normalmente, te complementará. La mayoría de las veces lo que necesitas de tu socio es algo muy necesario para cualquier emprendedor: poder hablar de los problemas, desahogarte, contar cómo van las cosas en el día a día…, es el socio quien suele ser la persona que nos escucha.

Volviendo al tema de la contratación, al principio del proyecto no debemos contratar por contratar. Si necesitamos ayuda debemos apoyarnos en las personas estrictamente necesarias, únicamente en puestos que nos aporten un valor añadido o lo que es lo mismo: que hagan cosas que tú no puedes hacer mejor. También hay que tener en cuenta que antes de contratar a una persona directamente en nuestra empresa, podemos subcontratar muchas tareas a proveedores especializados o agencias de trabajo temporal.

Cuando tengamos que contratar nosotros mismos tenemos que hacer lo que se llama proceso de selección de personal. Dependiendo de nuestros recursos lo podemos hacer nosotros personalmente o lo podemos subcontratar a una empresa especializada. Sea como fuere, la última palabra en la contratación del nuevo empleado la tendremos nosotros pero para tomar la decisión debemos conocer personalmente al candidato manteniendo una entrevista con él.

Sobre la entrevista, lo más importante que tengo que decir es: por favor, prepárala bien. Ten apuntado todo lo que le quieras preguntar al candidato; en primer lugar, para que no se nos olvide, y en segundo lugar, para que el trabajador vea delante a una persona verdaderamente interesada en contratar y en valorarle profesionalmente. Puedes hacerle tantas preguntas como quieras, pero hay dos que casi son obligadas porque las respuestas son bastante reveladoras sobre la persona que tenemos delante. Una de esas preguntas es: «¿qué crees que puedes aportar a la empresa?», y la otra: «¿qué crees que te puede aportar la empresa a ti?». Te darás cuenta de que con estas dos sencillas preguntas conoceremos las expectativas del futuro trabajador y veremos el grado de compromiso que pueden o quieren adquirir. Otro punto muy importante en las entrevistas de selección de personal es dejar hablar al candidato. En las selecciones de personal que he realizado yo mismo, muchas veces me he dado cuenta de que casi las tres cuartas partes de la entrevista hablaba yo (normalmente a los emprendedores nos encanta hablar de nuestro negocio con la gente), y eso no me permitía conocer mucho a los candidatos, más bien ellos salían de allí sabiendo mucho sobre mí, aunque ese no era el objetivo.

Con toda la información que has recogido, intenta ser objetivo y pensar en qué puede aportar esa persona a tu negocio. Por mucho que no queramos, también la intuición, el feeling, hace que te decantes por una persona por encima de otra, esto es muy normal. Lo que es seguro es que si una vez contratado, tratamos bien al trabajador, conseguimos que haya un buen ambiente laboral y que venga contento los lunes a trabajar, la persona seleccionada funcionará a la perfección. Pero hay que ser realistas y darnos cuenta de que podemos errar en el tiro, así que si has seleccionado a alguien que no funciona como esperabas tendrás que reconocer que te has equivocado y ponerle solución cuanto antes. La experiencia popular dice que «segundas partes nunca fueron buenas», o lo que es lo mismo: una segunda oportunidad aunque al principio pueda hacer reaccionar a la persona, al final, con el tiempo, no da buen resultado.

Extracto de la obra Yo también puedo emprender Lid Editorial, 2013