Los departamentos de compras y el control del riesgo proveedor

septiembre 4, 2011 Desactivado Por inQualitas

Juan José Jiménez Muñoz

Presidente de AERCE (Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos)

«El escenario económico actual ha situado a los departamentos de Compras en el ojo del huracán, dado que el riesgo proveedor ha aumentado extraordinariamente»

Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales, en la especialidad de Economía de la Empresa, por la Universidad Complutense de Madrid; es además diplomado en Dirección Comercial, en Logística Comercial y en Compras. Fue socio fundador de A.T.I.C., empresa consultora dedicada a la implantación y gestión de sistemas contables, asesoramiento laboral y administración de fincas. Desde 1977, presta sus servicios profesionales en la Corporación RTVE, donde ha desempeñado puestos en las áreas de Contabilidad, Auditoría y Presupuestos. En 1983 entró en el área de gestión de Asuntos Generales de la empresa. En 1991 ocupó el cargo de director del Servicio de Contratación y Adquisiciones (fecha en que se unificaron las compras en RTVE). Ha ejercido las funciones de secretario de la Mesa de Contratación de RTVE, y, a partir de 2007, con la transformación de las entidades de televisión y radio estatales, se le ha encomendado la gestión de los servicios en la Corporación RTVE y Sociedades Mercantiles Estatales TVE y RNE, en toda España, ocupando el cargo de subdirector de Servicios Generales.

La gestión de compras supone de media el 75% del gasto total de las empresas. Es importante saber comprar, ¿cómo se aprende?

En muchas ocasiones, la preparación viene dada por la experiencia y por la implicación profesional en el ámbito de las Compras, siendo la vía más lenta y costosa para la empresa. Actualmente, no existen estudios universitarios en España enfocados expresamente en Compras, pero hay otros programas de formación para que quienes llegan a este sector puedan tomar contacto con la profesión. La Escuela de Compras de AERCE, que creamos hace unos años, ofrece tres programas distintos de formación presencial muy práctica. Tanto alguien que nunca ha estado en contacto con la función de Compras como un directivo que lleva varios años en el sector puede encontrar un programa que le aportará valor añadido.

Es evidente que ustedes son un elemento esencial en la competitividad de nuestras empresas. ¿Cuál es el nivel de los profesionales de compras en España, en las grandes empresas y en las medianas?

Según los estudios que realiza periódicamente la Asociación, el profesional de Compras en España es un hombre de entre 31 y 50 años, con formación universitaria, más de seis años de experiencia en la función y que trabaja en una empresa que factura más de 200 millones de euros y tiene más de 200 trabajadores. En las empresas españolas podemos encontrar profesionales muy preparados y se ha avanzado mucho en los últimos años, aunque aún existen muchas personas desarrollando esta función que van aprendiendo a partir de las consecuencias de decisiones equivocadas que suponen sensibles pérdidas para sus compañías.

¿Qué se hace desde AERCE para mejorar este nivel?

Como comentaba antes, AERCE considera que la formación del comprador es esencial y por ello, a través de los programas de la Escuela de Compras, ofrecemos la preparación y herramientas necesarias para afrontar con éxito su día a día. Además del recién creado máster en Gestión de Compras, la asociación ofrece varios cursos de formación para sus asociados a través de tres niveles de formación: el primero ofrece una panorámica general de lo que son las Compras en cualquier sector; el segundo es más especializado y aborda temas como el mercado de transporte o las compras públicas, y el último es un ciclo de dirección avanzada. El programa de formación de la Escuela de Compras de AERCE cuenta con el certificado de competencia otorgado por la International Federation of Purchasing and Supply Management (IFPSM). De esta manera, la Escuela de Compras de AERCE es una de las dieciséis instituciones del mundo que tienen el aval del máximo organismo profesional en Compras para su programa de estudios. La Escuela de Compras va dirigida tanto a los profesionales en activo como a quienes ven en esta actividad una opción de futuro.
También tenemos una línea de investigación, los Grupos de Trabajo, que son equipos que estudian temas específicos de distintos mercados (energía, telecomunicaciones, transitarios, marketing y publicidad, etc.) por ser nuevos, muy cambiantes o estratégicos para la empresa.
Además, desde hace dos años, hemos instituido los Premios Diamante de la Compra, que son unos galardones que pretenden reconocer la labor de personas implicadas en la función de Compras y a instituciones destacadas por su apoyo y desarrollo de la función de Compras.

Juan Tomás Hernani, Secretario General de Innovación del Ministerio de Ciencia e Innovación, hace entrega de uno de los galardones de los Premios El diamante de la Compra

Su asociación nació en 1981, ¿puede resumirnos su trayectoria y describirnos su situación actual?

AERCE es una organización que agrupa principalmente a medianas y grandes empresas, representadas por sus responsables de compras. Se constituyó en 1981 con el objetivo de contribuir a que las empresas mejoren sus resultados, a través de sus procesos de gestión de compras, promover la función de compras dentro en las empresas, incentivar a los compradores y ayudarles a su formación continua. Actualmente, la entidad tiene 1.400 compañías asociadas, el 60% de las cuales son pymes, el 30% grandes empresas y el 10% profesionales que forman parte a título personal. En total somos más de 4.000 profesionales que estamos interconectados a través de la Asociación.

¿Cómo se organizan, territorial y orgánicamente, para cumplir sus objetivos?

AERCE cuenta con una dirección estatal, que gestiona la actividad de la asociación, y varias secciones autonómicas, que se encargan de la relación directa con los socios de cada territorio. La Junta Rectora Nacional es el órgano de gobierno de la Asociación, que planifica y controla sus actividades. Está compuesta por un presidente, dos vicepresidentes, un tesorero y un miembro de cada sección. El presidente y los demás cargos directivos de la Asociación son elegidos en Asamblea General por periodos de cuatro años.
Las secciones de ámbito territorial actúan en nombre y representación de la Junta Rectora Nacional dentro de cada comunidad autónoma. Están dirigidas por una junta formada por un presidente y un mínimo de dos vocales. Actualmente están constituidas las secciones de Andalucía, Aragón, Asturias, Canarias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Cataluña, Galicia, Madrid, Navarra, País Vasco, Comunidad Valenciana y La Rioja. Una sección adicional agrupa a los socios que no están representados en las secciones establecidas.

¿Cuáles son los principales servicios y ventajas que ofrecen a sus asociados?

La Asociación ofrece a sus miembros un importante abanico de formación técnica para la gestión diaria de los departamentos de Compras. Este año hemos creado junto con la Universidad de Deusto el primer máster en Gestión de Compras con el que pretendemos dotar al comprador de los conocimientos y herramientas para afrontar la gestión operativa y los nuevos retos que las tendencias del mercado y de las empresas demandan desde la perspectiva de la dirección de compras. Además AERCE ha promovido la creación de la Norma Europea de Compras (UNE CWA 15896 Gestión de Compras de Valor Añadido), el primer estándar de gestión de procesos que hay en el mercado. Con esta norma se pretende que los Departamentos de Compras tengan un referente donde poderse comparar, y saber si lo están haciendo bien o mal para poder aproximarse a las mejores prácticas. También hemos impulsado El Ateneo de Compras, un think tank formado por los directores de compras de las cincuenta empresas líderes de nuestro país, desde el que ofrecemos análisis de tendencias, estudios y recomendaciones relacionadas con Compras y enfocadas a impulsar el desarrollo empresarial.
Asimismo, organizamos los grupos de trabajo que he citado anteriormente, que aporta a los participantes un conocimiento que les permiten obtener ahorros inmediatos. Además se organizan múltiples jornadas con el objetivo de promover la función del comprador y maximizar la rentabilidad de las organizaciones a través de la función de compras.
Por otra parte y, entre otros, también ofrecemos servicios de asesoría jurídica especializada, bolsa de trabajo, diagnósticos del departamento de compras, consultorio electrónico y CPOnet, la red social de los profesionales.

Congreso de Profesionales de Compras celebrado en Madrid los pasados 18 y 19 de mayo de 2011

Profesionalidad, competitividad, transparencia y ética son sus divisas. Hasta ahora hemos tratado los dos primeros aspectos. ¿Cuál es su visión y su actuación en los otros dos?

Comprar de forma responsable desde el punto de vista medioambiental, económico y ético-social se ha convertido en una de las principales preocupaciones de las empresas españolas, sobre todo las grandes. Sin embargo, no es algo exclusivo de las grandes corporaciones, es el modelo de negocio del siglo XXI. Cualquier empresa puede aplicar la RSC a su negocio y obtener grandes beneficios de este compromiso. La compra responsable es ya hoy día un elemento diferenciador y un factor de ventaja competitiva de las empresas, y lo será aún más en los próximos años. Los consumidores, las administraciones públicas y los grupos empresariales exigen a la empresa de forma creciente que atienda a cuestiones de RSC y, quien no se sume a esta tendencia, se expone al riesgo de quedarse fuera del mercado.
Como ya he explicado antes, en la elección de un proveedor entran en juego múltiples factores, y, sin duda, el respeto a cuestiones medioambientales, éticas y sociales es uno de ellos. Este no debe ser el único aspecto a tener en cuenta al elegir un suministrador, al igual que no puede serlo el precio, pero sí que es un elemento que no debe dejarse de lado y que cada vez tiene más peso en las decisiones de Compras.
Si la gobernanza es un concepto adoptado en todos los ámbitos de la empresa, toma mayor relevancia en los departamentos de compras dada su influencia en la imagen de la empresa y sus resultados económicos, por ello la transparencia y la ética forman parte del ADN del profesional de compras.

¿Cuáles son las problemáticas con las que se encuentra más a menudo su colectivo profesional?

En mi opinión, los compradores en España somos conscientes de que debemos prepararnos para los retos que se nos avecinan, que son muchos. El principal tiene que ver con los cambios que se han dado a raíz de la globalización de los mercados. Hoy en día, un comprador tiene proveedores en cualquier lugar del mundo, y debe saber en qué términos negociar con ellos. Para ayudar al comprador, las asociaciones de compras europeas hemos creado la primera normativa de compras europea para el viejo continente, que establece las pautas para desarrollar una gestión de compras excelente.
El escenario económico actual ha situado a Compras en el ojo del huracán, dado que el riesgo proveedor ha aumentado extraordinariamente. Mantener un parque de proveedores óptimo se ha complicado y hacer comprender a la empresa que la financiación a través de los proveedores es la última vía que se debe elegir y que es muy costosa, no es tarea fácil.
También podemos mencionar como retos a los que hemos de enfrentarnos los continuos cambios de los mercados y la necesidad de permanente actualización de conocimientos y aplicación de nuevas tecnologías, herramientas de gestión de compras, nuevos productos, nuevos mercados, etc.

Celebración del acto del Día del Comprador de AERCE en Madrid, en diciembre de 2010

AERCE, como miembro de la IFPSM (International Federation of Purchasing and Supply Management), defiende y difunde y el Código Ético de Compras, ¿puede resumirnos esta parte de su actuación?

Antes me gustaría mencionar que AERCE preside la región Europa de la IFPSM desde hace tres años (y, con ello, una de las Vicepresidencias Internacionales), lo que tiene una especial relevancia porque es la primera vez que este puesto no está ocupado por un anglosajón.
Centrados ya en la pregunta, nuestra misión es velar porque los miembros no utilicen su autoridad o cargo para obtener provecho personal y deben intentar mantener e incrementar el nivel profesional de Compras y Aprovisionamientos y de la Federación. Eso se consigue manteniendo un intachable nivel de integridad en todas sus relaciones comerciales, tanto dentro como fuera de las organizaciones en las que están empleados; promoviendo los más altos niveles de competencia profesional entre aquellos que son responsables de esta función; optimizando el uso de recursos, de los que son responsables, con el fin de proporcionar el beneficio máximo para sus empresas y rechazando y denunciando cualquier práctica empresarial impropia de estos preceptos.
Al aplicar los preceptos del Código Ético de Compras, los miembros de la Federación deben seguir las Directrices que a continuación se exponen:

Declaración de interés. Cualquier interés personal que pueda infringir —o se preste a ser razonablemente juzgada por otros como dudoso de imparcialidad— en cualquier aspecto importante de sus obligaciones, debe ser declarado a la empresa.
Confidencia y precisión de la información. La confidencia de la información recibida durante el ejercicio del deber profesional, debe ser respetada y no debe utilizarse para beneficio propio; a su vez, la información dada ha de ser justa y no proyectada con intención de engaño.
Competencia. Al considerar las ventajas de una relación continuada con el proveedor, cualquier acuerdo que, a largo plazo, impida una gestión competitiva debe ser evitado.
Obsequios. Para preservar la imagen e integridad de los miembros y de las empresas, la práctica de los «obsequios de negocios» debe disuadirse. Los regalos que excedan de un pequeño e intrínseco valor simbólico no deben aceptarse.
Hospitalidad. La hospitalidad moderada es una cortesía aceptada dentro de una buena relación comercial. Sin embargo, los agasajados no deben permitirse llegar a una posición donde se sientan —o puedan ser interpretados por otros— como de haber sido influenciados a tomar decisiones como consecuencia de haber aceptado dicha hospitalidad. La frecuencia y escala de la hospitalidad aceptada no debiera ser significativamente mayor que aquella que el receptor sería capaz de proporcionar a cambio. Cuando existan dudas de lo qué es aceptable, la oferta debiera ser declinada, o tratada antes con el propio superior jerárquico.

Se ha referido al think tank Ateneo de Compras, en el que están presentes los directores de Compras de las grandes empresas españolas, ¿puede describirnos brevemente sus principales actividades?

El Ateneo de Compras es un ambicioso proyecto liderado por AERCE con el que queremos relanzar la función de Compras y situarla definitivamente en el puesto directivo que le corresponde para que desde ahí podamos contribuir al desarrollo general de la empresa. El Ateneo, en el que están presentes más de treinta CPO (Chief Purchasing Officer) de las principales empresas del país (nuestro objetivo es reunir a las cincuenta líderes), es un laboratorio de ideas que tiene como misión servir como lugar de observación, reflexión y despliegue de iniciativas desde los profesionales de compras, aportar valor a las empresas y proyectarlo hacia la sociedad, facilitando, además, una orientación a las acciones operativas de AERCE. Creemos que nos encontramos en un momento determinante para el futuro de las empresas y que desde Compras podemos liderar un proceso que permita a las compañías españolas anticiparse a cambios, dirigir su evolución y asumir su compromiso con la sociedad. El Ateneo ya se ha marcado algunos aspectos sobre los que trabajará en los próximos meses. En agenda tenemos, por el momento, algunos temas tan relevantes para los compradores como el papel que juega Compras en la responsabilidad social empresarial, la innovación empresarial, la formación ejecutiva en Compras en las Escuelas de Negocio o los riesgos en la gestión de proveedores.